Da jeg åpnet Seeds på Fornebu i 2019, brukte jeg mange kvelder på å finne ut hvilke skjemaer som skulle sendes hvor, og i hvilken rekkefølge. Her er listen jeg skulle ønske jeg hadde da.
Det viktigste først: Skal du servere alkohol, søk skjenkebevilling tidlig. Kommunene oppgir ofte rundt tre måneder saksbehandling, og serveringsbevilling rundt to måneder. Mange åpner uten alkohol og får skjenkebevillingen på plass etterpå.
1. Selskap og økonomi
3–6 måneder før åpning
Velg selskapsform og registrer selskapet i Brønnøysundregistrene. De fleste kafeer drives som AS.
Lag et enkelt budsjett: husleie, lønn, varekost, utstyr og hvor mye du må selge per dag for å gå i null.
Registrer deg i Merverdiavgiftsregisteret når omsetningen passerer 50 000 kr i løpet av 12 måneder.
Skaff et kassasystem med produkterklæring. Kortbetaling regnes også som kontantsalg, så en kafé må ha det.
Avtal regnskap: gjør det selv i et regnskapsprogram, eller få hjelp av en regnskapsfører.
Tegn forsikring for lokale, utstyr og ansvar.
2. Lokalet
3–6 måneder før åpning
Sjekk at lokalet er godkjent for servering. Har det vært butikk eller kontor, kan det kreve søknad om bruksendring til kommunen.
Sjekk ventilasjon, brannsikring og rømningsveier, og om det trengs fettutskiller på avløpet.
Få skriftlig leieavtale. Du trenger den som vedlegg til bevillingssøknadene.
Lag planløsning for kjøkken, disk og sitteplasser. Tegningen trengs også i søknaden.
Skal du ha uteservering, trenger du tillatelse fra grunneier, og ofte fra kommunen.
Skilt på fasaden kan kreve søknad til kommunen.
3. Serveringsbevilling
Senest 2–3 måneder før åpning
Daglig leder må bestå etablererprøven. Den tas hos kommunen.
Søk serveringsbevilling hos kommunen der kafeen ligger. Bevillingen gis til selskapet.
Legg ved leieavtale, plantegning, aksjeeierbok (for AS) og bevis på bestått prøve.
Søknaden sendes på høring til politiet og Skatteetaten, så ha skatt og avgifter i orden.
4. Skjenkebevilling (hvis du skal servere alkohol)
Senest 3–4 måneder før åpning
Styrer og stedfortreder må bestå kunnskapsprøven om alkoholloven og være over 20 år.
Søk skjenkebevilling hos kommunen. Den kan søkes samtidig med serveringsbevillingen.
Lag internkontroll for alkohol (IK-alkohol): rutiner for alderskontroll og for å nekte skjenking til berusede.
Les kommunens alkoholpolitiske retningslinjer. De bestemmer blant annet skjenketider.
5. Mattilsynet og mattrygghet
Før åpning
Registrer kafeen hos Mattilsynet i skjematjenesten deres før du begynner å servere mat.
Lag internkontroll for mat (IK-mat) basert på HACCP: farer, kritiske punkter, temperaturlogg og renhold.
Sørg for at alle som lager mat, har fått opplæring i hygiene.
Lag allergenoversikt for hver rett. Gjestene har krav på informasjon om de 14 allergenene.
Sett opp rutiner for kjøling, frysing med dato og holdbarhet.
6. Ansatte
1–2 måneder før åpning
Skriftlig arbeidsavtale for alle ansatte, også ekstrahjelp.
Registrer deg som arbeidsgiver og meld ansatte inn via a-meldingen.
Tegn yrkesskadeforsikring og ordne obligatorisk tjenestepensjon (OTP).
Lag HMS-internkontroll, og gi opplæring i brannvern og hygiene.
Lag vaktliste og enkle rutiner for åpning og stenging.
7. Siste uka før åpning
Avtal faste leverandører: grossist, frukt og grønt, brød, kaffe og emballasje.
Avtal renovasjon for næringsavfall og matavfall.
Skal du spille musikk for gjestene, trenger du lisens (Tono og Gramo).
Prøvekjør menyen med venner og familie, og juster mengder og tider.
Opprett Google-bedriftsprofil med åpningstider og bilder, så folk finner deg.
Vil du ha hjelp? Fellesbordet hjelper deg fra idé til åpningsdag: meny og oppskrifter fra Seeds, innkjøp, råd om interiør og ombygging, hjelp med søknadene og opplæring på kjøkkenet.
Se hvordan vi hjelper nye kafeer →
Listen er en oversikt, ikke juridisk rådgivning. Krav og saksbehandlingstider varierer mellom kommunene, så sjekk alltid med din kommune, Mattilsynet og Skatteetaten. Sist oppdatert november 2026.